Manter uma operação logística própria pode parecer mais simples quando a empresa considera apenas os custos mais evidentes. Aluguel de um galpão, contratação de funcionários e despesas com transporte são fáceis de identificar, mas representam apenas uma parte do investimento necessário para manter toda a estrutura funcionando.
À medida que a operação cresce, surgem outros custos relacionados à armazenagem, equipamentos, tecnologia, manutenção, controle de estoque, movimentação de mercadorias e gestão.
Por isso, antes de decidir entre manter uma estrutura própria ou contratar um operador logístico, é importante entender quais despesas realmente fazem parte dessa operação.
O que está incluído em uma operação logística própria?
Uma operação logística própria envolve diferentes recursos para que as mercadorias possam ser recebidas, armazenadas, movimentadas, separadas e distribuídas.
Entre os principais custos estão:
- espaço físico;
- equipe;
- equipamentos;
- tecnologia;
- transporte;
- manutenção;
- seguros;
- energia e infraestrutura;
- controle de estoque;
- gestão da operação;
- perdas e avarias.
O peso de cada item varia de acordo com o tamanho e a complexidade da empresa, mas todos devem ser considerados quando se calcula o custo real da logística.
Custo com espaço para armazenagem
O primeiro custo normalmente lembrado é o espaço físico.
Para manter um estoque próprio, a empresa precisa de um local adequado para receber, armazenar e movimentar as mercadorias.
Além do aluguel ou custo de aquisição do imóvel, é necessário considerar despesas como:
- condomínio, quando aplicável;
- IPTU;
- energia elétrica;
- água;
- manutenção;
- segurança;
- limpeza;
- adequações estruturais.
Conforme o volume de mercadorias aumenta, pode ser necessário ampliar o espaço ou mudar para um galpão maior, aumentando os custos da operação.
Equipe responsável pela operação
Uma operação logística depende de pessoas para funcionar.
A empresa pode precisar de profissionais para atividades como:
- recebimento;
- conferência;
- organização do estoque;
- separação de pedidos;
- expedição;
- inventário;
- administração;
- acompanhamento de transportes.
Além dos salários, devem ser considerados os encargos e demais custos relacionados à manutenção da equipe.
Em operações maiores, também pode ser necessário investir em supervisão e gestão específica.
Equipamentos e movimentação de mercadorias
A movimentação de produtos também exige estrutura.
Dependendo da operação, podem ser necessários:
- porta-pallets;
- paleteiras;
- empilhadeiras;
- bancadas;
- equipamentos de movimentação;
- sistemas de identificação;
- estruturas para separação e expedição.
Além do investimento inicial, esses equipamentos precisam de manutenção e eventualmente de substituição.
Tecnologia para controle do estoque
Quanto maior o estoque, maior a importância de contar com sistemas capazes de acompanhar a movimentação das mercadorias.
Uma empresa pode precisar investir em softwares de gestão, equipamentos de leitura, computadores, infraestrutura de rede e outras ferramentas.
Sem processos e tecnologia adequados, aumentam as chances de ocorrerem problemas como divergências de estoque, dificuldade para localizar produtos e erros na separação dos pedidos.
Custos relacionados ao transporte
Se a empresa mantém sua própria operação de transporte, a conta fica ainda maior.
É necessário considerar despesas com:
- aquisição ou locação de veículos;
- combustível;
- manutenção;
- pneus;
- seguros;
- documentação;
- rastreamento;
- motoristas;
- pedágios;
- gerenciamento das rotas.
Mesmo quando o transporte é terceirizado, é importante considerar o custo total das diferentes etapas da logística para entender quanto a operação representa para o negócio.
Manutenção da estrutura
Galpões, equipamentos, veículos e sistemas precisam permanecer em condições adequadas de funcionamento.
Manutenções preventivas e corretivas fazem parte da rotina de uma operação logística e precisam ser consideradas no planejamento financeiro.
Quando esses custos não são previstos, despesas inesperadas podem impactar o orçamento da empresa.
Gestão e acompanhamento da operação
A logística também exige gestão.
É necessário acompanhar indicadores, estoque, pedidos, transportes, prazos, ocorrências e desempenho dos fornecedores.
Dependendo do tamanho da operação, isso pode exigir profissionais dedicados à gestão logística ou a contratação de diferentes prestadores de serviço.
Esse trabalho também representa um custo, mesmo que nem sempre apareça diretamente na conta do departamento de logística.
Perdas, avarias e erros operacionais
Outro ponto que precisa entrar na análise são os custos decorrentes de falhas.
Produtos danificados, extravios, erros de separação, devoluções e divergências de estoque podem gerar prejuízos financeiros e também afetar o relacionamento com os clientes.
Uma operação organizada, com processos de conferência, rastreabilidade e controle, pode ajudar a reduzir esses problemas.
O custo da falta de espaço
Existe ainda um custo indireto que muitas empresas não consideram: o impacto da falta de espaço.
Quando o estoque cresce além da capacidade disponível, a empresa pode precisar improvisar áreas, aumentar a frequência de movimentações ou alugar espaços adicionais.
Além do custo financeiro, isso pode prejudicar a organização e a produtividade da operação.
Como calcular o custo real da logística própria?
Para ter uma visão mais precisa, a empresa deve reunir os custos diretos e indiretos envolvidos na operação.
Uma análise pode considerar:
Espaço físico + equipe + equipamentos + tecnologia + transporte + manutenção + seguros + gestão + perdas e outros custos operacionais.
Depois disso, é possível comparar o valor encontrado com outras alternativas disponíveis no mercado.
O objetivo não deve ser simplesmente descobrir qual opção apresenta o menor preço, mas entender qual modelo oferece o melhor equilíbrio entre custo, estrutura, controle e eficiência para a empresa.
Terceirizar a logística é sempre mais barato?
Não necessariamente.
A terceirização logística não deve ser avaliada apenas pela possibilidade de reduzir custos. Dependendo da operação, a empresa pode buscar principalmente maior capacidade, especialização, flexibilidade ou acesso a uma estrutura que seria muito cara para manter internamente.
O ponto principal é comparar os dois modelos considerando todos os custos envolvidos.
Uma operação própria pode fazer sentido para determinadas empresas, enquanto para outras a contratação de um operador logístico pode ser mais eficiente.
Quando vale a pena considerar um operador logístico?
A terceirização pode ser uma alternativa interessante quando a empresa:
- está crescendo rapidamente;
- precisa de mais espaço para armazenagem;
- possui dificuldade para controlar o estoque;
- tem altos custos operacionais;
- precisa ampliar sua distribuição;
- não quer investir em uma estrutura própria maior;
- precisa de tecnologia e rastreabilidade;
- deseja concentrar esforços em sua atividade principal.
Nesses casos, vale realizar uma análise detalhada da operação atual e comparar os custos e recursos necessários para mantê-la internamente.
O que um operador logístico pode assumir?
Dependendo do contrato e das necessidades da empresa, um operador logístico pode assumir diferentes etapas da operação.
Entre elas estão:
Recebimento → armazenagem → gestão de estoque → separação → conferência → expedição → transporte → distribuição.
Também podem ser incluídos serviços específicos, como etiquetagem, paletização e logística reversa.
Dessa maneira, a empresa pode terceirizar apenas determinadas etapas ou estruturar uma operação logística mais completa.
Como tomar a decisão?
Antes de decidir pela manutenção da operação própria ou pela terceirização, é importante colocar todos os custos na ponta do lápis.
Também é necessário avaliar fatores que vão além do preço, como:
- capacidade de crescimento;
- nível de controle;
- qualidade do serviço;
- tecnologia;
- segurança;
- flexibilidade;
- cobertura geográfica;
- estrutura disponível.
Uma análise completa permite identificar qual modelo está mais alinhado aos objetivos da empresa.
